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Chiunque, anche se non è parte o non è direttamente interessato all'atto, può richiedere al notaio rogante il rilascio di una o più copie autentiche di un atto notarile pubblico, versando i relativi diritti. Il rilascio delle copie è imposto da norme di legge, pertanto non occorre fornire alcuna motivazione alla richiesta e non trovano applicazione i limiti in tema di privacy sulla tutela dei dati personali.
La copia autentica di un atto rilasciata dal Notaio rogante ha lo stesso valore giuridico dell’originale depositato presso il Notaio medesimo; essa, inoltre, fa piena prova anche per il caso in cui l’originale venga per qualsiasi motivo distrutto o smarrito (art. 2714 c.c.). Il Notaio non può rilasciare l’originale dell’atto stipulato, salve rare eccezioni previste dalla Legge 89/1913 (ad esempio le procure speciali rilasciate per un singolo affare). Inoltre, è vietato per Legge il rilascio della copia conforme di un atto che non sia ancora stato registrato presso la competente Agenzia delle Entrate (quindi è necessario aspettare fino a un massimo di 30 giorni dalla data in cui l’atto è stato rogato per ottenere la relativa copia). Anche per i testamenti vigono regole particolari: ai sensi dell’art. 67 della L. 89/2013, infatti, durante la vita del testatore il Notaio può rilasciare copia del testamento pubblico (o di quello olografo depositato formalmente) solo al testatore medesimo o a soggetti all’uopo autorizzati con apposito mandato in forma autentica. Dopo la morte del testatore, invece, la copia del verbale di pubblicazione del testamento olografo o di registrazione del testamento pubblico possono essere rilasciate a chiunque ne faccia richiesta come un qualsiasi altro atto notarile.
Il Notaio può rilasciare copie conformi sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico, cioè con dichiarazione di “conformità telematica” ed apposizione della propria firma digitale (art. 68-ter L. 89/1913). Egli inoltre può rilasciare anche copia di un singolo allegato dell’atto (ad esempio: attestato di prestazione energetica che fosse stato allegato in originale); in tal caso si parla di “estratto”, cioè di una riproduzione parziale dell’atto notarile, e il richiedente dovrà indicare quale parte dell’atto è di suo interesse, specificandolo nell’apposito form di richiesta sottostante.
Salvo diverso accordo con le parti dell’atto e salvo che il costo della copia sia già stato conteggiato nelle spese sostenute dal cliente per la stipula, per il rilascio di copie autentiche ed estratti il Notaio “ha diritto .. a essere retribuito dalle parti mediante onorario, oltre al rimborso delle spese e dei diritti accessori” (art. 74 della L. 89/1913). Le copie per i soggetti estranei all’atto sono sempre a pagamento. Il Notaio può quindi rifiutare il rilascio di una copia conforme di un proprio atto ove non siano stati corrisposti i relativi diritti o non sia stato corrisposto il compenso afferente all’atto stipulato.
Il costo della copia è calcolato in base all’art. 32, co. 8, del D.M. 20 luglio 2012 n. 140, che prevede i parametri giudiziali dei compensi notarili e, sul punto, sancisce che il compenso sia liquidato in misura pari a quanto richiesto dall’Archivio Notarile per il rilascio delle copie di sua competenza. In particolare, sono dovuti: il diritto fisso di 18 euro per il rilascio della copia autentica e il diritto di 1,5 euro per ogni facciata di 25 righe (aumentato fino a 3 euro nei casi di rilascio con urgenza entro i cinque giorni), il tutto oltre I.v.a con aggiunta del costo delle marche da bollo previste per legge. L’apposizione delle marche da bollo non è necessaria quando la richiesta della copia è effettuata ai soli fini fiscali (esenzione ex art. 5 della tabella di cui al D.P.R. 642/1972).
La facoltà di rilascio delle copie è limitata ai soli atti depositati presso il Notaio al quale si richiede il rilascio della copia, pertanto un Notaio non può rilasciare una copia conforme di un atto di un collega. Unica eccezione a questa regola è l’ipotesi in cui ad un atto notarile venga, a sua volta, allegata una copia conforme di un altro atto notarile: in questo caso il Notaio rogante può rilasciare una copia conforme della copia conforme (e ciò vale anche per quegli allegati, come ad esempio il certificato di destinazione urbanistica ai sensi dell’art. 30 D.P.R. 380/2001, che si trovino allegati all’atto non già in originale ma a loro volta in copia conforme). La copia conforme di una copia conforme fa, comunque, piena prova così come l’originale.
Qualora il Notaio si sia trasferito in un altro distretto notarile, non può rilasciare copie degli atti rogati in precedenza, in quanto non ha più in deposito i propri originali: essi infatti, in occasione del trasferimento, vengono tutti consegnati per legge all’Archivio Notarile distrettuale. In tal caso quindi (così come per gli atti stipulati da Notai cessati dall’attività), la competenza al rilascio delle copie spetta all’Archivio notarile del luogo in cui il Notaio aveva sede all’epoca in cui l’atto è stato rogato. Sarà necessario, quindi, recarsi presso il relativo ufficio competente per territorio, fare specifica richiesta e pagare i diritti sopra visti per ottenere la copia autentica.
